Travailler à plusieurs sur un document, sans l’envoyer hors de France

Travailler à plusieurs sur un même document est devenu un réflexe. Dans les faits, cela signifie le plus souvent déposer ce document chez Google ou chez Microsoft, donc hors du cadre juridique français.

Tbox propose la même chose, au même endroit que vos fichiers : ouvrir un document Word, Excel ou PowerPoint depuis le navigateur, et le modifier à plusieurs en temps réel, jusqu’à dix personnes simultanément.

Deux moteurs bureautiques sont disponibles, et vous choisissez celui qui convient à vos usages.

• Collabora Online, fondé sur LibreOffice, d’origine européenne et open source.
• OnlyOffice, réputé pour sa fidélité aux formats Microsoft Office.

Dans les deux cas, le document reste stocké dans votre espace Tbox, en France. Rien n’est copié chez un tiers pendant l’édition.

• Fini les versions « rapport_final_v3_corrigé_JR.docx » qui circulent par courriel.
• Le versionnement conserve l’historique et permet de restaurer une version antérieure.
• Les droits se règlent par dossier : lecture seule pour les uns, modification pour les autres.
• Les intervenants extérieurs, clients ou prestataires, participent en tant qu’invités gratuits.
• Chaque modification est tracée dans le journal des actions.

Les organisations qui coéditent des documents contenant des données sensibles ne peuvent pas se contenter d’une suite grand public : cabinets d’avocats et de conseil, directions juridiques, établissements de santé, collectivités et opérateurs d’importance vitale.

Pour elles, la question n’est pas le confort d’édition mais la capacité à démontrer où le document a été traité, et par qui.

Jusqu’à dix personnes simultanément sur un même document Word, Excel ou PowerPoint.

Non. L’édition se fait entièrement dans le navigateur, via Collabora Online ou OnlyOffice.

Oui. OnlyOffice est particulièrement fidèle aux formats Word, Excel et PowerPoint. Collabora Online, fondé sur LibreOffice, les prend également en charge.

Sur l’infrastructure TransfertPro hébergée en France chez 3DS Outscale, qualifiée SecNumCloud. Le document ne part pas chez un éditeur tiers.

Oui, en tant qu’invités gratuits, sans licence à acheter.

La coédition est incluse dans l’abonnement Tbox, à partir de 12,90 € HT par mois et par utilisateur, avec 30 jours d’essai gratuit.

Les deux moteurs sont proposés, et ils ne s’adressent pas tout à fait aux mêmes usages.

OnlyOffice reproduit très fidèlement la mise en forme des formats Microsoft. C’est le choix par défaut si vos documents circulent ensuite vers des interlocuteurs qui les ouvriront dans Word ou Excel, et si la fidélité de mise en page compte.

Collabora Online s’appuie sur LibreOffice et gère très bien les formats ouverts. C’est le choix naturel si votre organisation a déjà basculé sur ODF, cas fréquent dans le secteur public.

Dans les deux cas, l’édition se fait dans le navigateur, sans installation sur le poste, et jusqu’à dix personnes simultanément sur un même document.

La coédition en temps réel repose sur une règle simple : les modifications de chacun sont transmises au serveur au fil de la frappe, et redistribuées aux autres participants. Le curseur de chaque personne est visible, identifié par son nom et une couleur.

Deux personnes qui écrivent dans le même paragraphe voient donc leurs apports s’intercaler, sans écrasement ni message de conflit. Il n’y a pas de verrou sur le document, contrairement à un partage par fichier sur un serveur réseau.

Chaque enregistrement crée une version. Vous pouvez consulter l’historique et restaurer un état antérieur si une modification a fait fausse route, ce qui est la seule vraie protection contre une manipulation malheureuse à plusieurs.

C’est le point où la plupart des solutions imposent un coût. Chez nous, les invités externes accèdent gratuitement aux dossiers partagés avec eux, coédition comprise.

Concrètement, vous partagez un dossier avec l’adresse de votre client, de votre avocat ou de votre prestataire. Il reçoit une invitation, crée son accès, et travaille sur les documents avec les droits que vous lui avez donnés : lecture seule, modification, ou dépôt.

Les droits sont réglés par dossier et par personne, et se retirent d’un clic à la fin de la mission. Le journal conserve la trace de ce que chacun a fait, ce qui règle la question de la responsabilité sur un document rédigé à plusieurs mains.

La coédition porte sur les formats bureautiques courants, dans les deux moteurs.

• Traitement de texte : DOCX, DOC, ODT, RTF, TXT.
• Tableur : XLSX, XLS, ODS, CSV.
• Présentation : PPTX, PPT, ODP.
• Lecture et annotation : PDF.

Les autres types de fichiers — images, archives, plans, vidéos — sont stockés et partagés normalement, mais ne s’éditent pas dans le navigateur. Pour un document PDF destiné à être signé, la fonction de signature électronique prend le relais de la coédition.

La circulation de fichiers par courriel produit toujours le même résultat : plusieurs versions du même document, des noms de fichier qui tentent de démêler l’ordre, et personne qui sait laquelle fait foi.

Le coût n’est pas seulement le temps perdu à fusionner. C’est le risque d’envoyer au client une version intermédiaire, ou de perdre une modification validée parce qu’elle figurait dans une branche abandonnée.

La coédition supprime la question : il n’y a qu’un document, il est à jour, et l’historique conserve les états antérieurs. Pour les documents à enjeu contractuel, c’est aussi ce qui permet de démontrer qui a introduit une clause, et quand.

• Alternative française à Google Drive et SharePoint
• Coédition en installation sur site